Sending the same report to everyone is a rookie move. Instead, you need to cater your report to the things that each key stakeholder cares about.
一项出色的报告策略建立了内部团队，董事会成员和投资者之间的信任，并回答以下内容：
- Who are the key stakeholders that need to read this report?
- 您在这份报告中讲的故事是什么？
- 你需要什么数据包括什么?
- What format conveys the narrative best (i.e. dashboard, deck, spreadsheet, etc?)
- When and how often should you send out your report?
在这篇文章中，我们将分享主要技巧，以帮助您创建防弹报告策略，包括：
- 从所有主要利益相关者那里获得买入
- 使您的报告互动
- 把事情简单化
- 根据听众更改报告格式
- 调整您用于不同受众的语气和语言
- 简洁
1.从所有主要利益相关者那里获得买入
这一切都从确保每个人都在公司的使命，愿景和北极星指标上保持一致。
“In my opinion, It is impossible to create strategic alignment among multiple stakeholders if external and internal communications departments do not operate together as a team,” says Edward Mellett ofWikijob.uk。“Furthermore, just 14% of employees are aware of their company’s strategy and goals. Employees can do a better job attaining their goals and understanding the broader business plan if internal communications perform a good job telling them about what external communications departments are working on.”
然后，与每个主要利益相关者（或一组利益相关者）一起确定他们最关心的特定指标和数据。
毕竟，如果您要报告多个内部管理团队，您的介绍方式将（并且应该）看起来与您交付给的报告不同投资者和董事会成员或该机构向客户的高级管理团队提供的报告。
Eden Cheng ofPeopleFinderFreeadds, “During internal communication with the employees, information flow might go upwards, downwards, diagonally, and horizontally within the company structure. On the other hand, during an external communication with the external audience, such as clients, the information exchange could go outside the company and remain within it. In brief, the best way to organize reporting to internal and external audiences is by two-communication method, transparent communication, consistency, emailing and newsletters, website content creation and target them, and social media.
在向不同的内部和外部受众报告的同时，及时做出响应是我的最佳结果。让它成为我的内部员工或外部供应商，我每周向他们报告一次，并在毫无损失的情况下进行更快的沟通。”
2.使您的报告互动
63.4% of our survey respondents use a centralized dashboard(s) as part of their reporting strategy.
有一个great reason for that. A well-designed dashboard is interactive and easy for a busy person to see what’s happening in a matter of minutes.
“Reports for multiple audiences are often most useful when created with interaction in mind,” says Lee Wilson ofVertical Leap.“这可以使信息的分层，更重要的是以更有意义的方式可视化数据。
It’s necessary to lead the reports with impactful narrative, to make sure the salient messages are being reviewed by the right people. The use of summary and conclusion screens and dashboards can help theme the report and reinforce the key takeaways.”
专家提示：您的营销KPI表现如何？
像大多数营销人员和营销经理一样，您想知道您的努力如何转化为每个月的结果。您得到多少流量和新的联系转换？您从有机会议中获得了多少个新联系？您的电子邮件活动表现如何？您的登陆页面的转换程度如何？您可能必须争先恐后地将所有这些都放在单个报告中，但是现在您可以将所有这些都触及到一个Databox仪表板中。beplay体育appios
我们的Marketing Overview Dashboard includes data from Google Analytics and HubSpot Marketing with key performance metrics like:
- 会议。会议的数量可以告诉您人们返回您的网站多少次。显然，越高越好。
- 会议的新联系人。您的竞选活动如何推动新联系和客户？
- Marketing Performance KPIs。跟踪MQL，SQL，新联系人等的数量将帮助您确定营销工作如何为销售做出贡献。
- 电子邮件性能。测量HubSpot的电子邮件活动的成功。请密切关注您最重要的电子邮件营销指标，例如发送的电子邮件数量，打开的电子邮件数量，打开率，电子邮件点击率等。
- 博客Posts and Landing Pages。How many people have viewed your blog recently? How well are your landing pages performing?
Now you can benefit from the experience of our Google Analytics and HubSpot Marketing experts, who have put together a插件数据库模板beplay体育appios其中包含所有用于监视潜在客户的基本指标。实施并开始用作独立仪表板或营销报告，最重要的是，它是免费的！
You can easily set it up in just a few clicks – no coding required.
要设置仪表板，请按照以下3个简单步骤：
Step 1:Get the template
Step 2:将您的HubSpot和Google Analytics（分析）帐户与DataBox连接。beplay体育appios
步骤3：在几秒钟内观看仪表板。
3.保持简单
集中式仪表板运行良好的另一个原因是，它可以简单地简单地提炼数据。
如果您像我们调查的大多数公司一样，您会收到来自分析，网站营销和销售的许多不同报告，用于付费广告，会计等。
精心设计的仪表板可让您以易于消化的格式呈现最重要的业务指标。
例如，丹·贝尔彻（Dan Belcher）抵押贷款减免说：“一家公司生成了大量报告。内部和外部用户浏览一些报告，以了解有关业务的更多信息。在公司中，我们通常对诸如盈利能力和稳定性等信息透明。那么，写一个每个人都理解的报告是否至关重要？
As a business owner, I can say that when developing a report for multiple users, remember to emphasize understandability features. Keep it clear and avoid jargon phrases in your report so that everyone understands it.
When it comes to writing reports, I always go for “simplicity.” It’s well worth reading because it’s simple but full of depth. Filter the report’s data as well. Ensure that the report benefits or teaches everyone in the audience, not just a select few. Always strive for general understanding.”
4.根据受众更改报告格式
就像您根据不同角色调整销售和营销消息传递一样，可以将相同的理念应用于您的报告消息传递和格式化。
“始终注意您要向谁报告，” Andre Oentoro说牛奶。“如果您要向内部受众报告，请专注于提供尽可能多的细节。而对于外部受众，请尝试使您的报告简短而甜美，以防止混乱并提高效率。”
有关的：Internal vs. External Reporting: What Are the Differences?
乔丹·布兰农（Jordan Brannon）联合技术agrees, “Client-facing and internal reports differ in that client-facing reports are more geared towards addressing metrics or KPIs that clients care about (e.g., conversions, ROI, etc.). Those metrics are also important to us internally, but our internal reports are mostly focused on technical, actionable aspects that clients may not need to know.
内部报告也主要集中在历史数据上，并涉及检查细节中的细节，尤其是在故障排除方面。
Moreover,客户报告include explanations for technical jargon or issues that they may not be familiar with. We also reiterate data-driven strategies that we have created and implemented for them and show how effective they are.
Finally, we include conclusions and recommendations that are backed up by the data.”
Brandon Schroth,Nomad Seoadds, “When organizing reports for an internal audience, it’s important to keep in mind that the purpose of the data is to make decisions within the organization. It should include what was done, what problems or goals were addressed, results, and conclusions/recommendations.
在组织外部受众的报告时，数据集中在其特定需求和目标上。您需要提供突出报告和关键要点目的的信息。
如果可能的话，避免过度技术术语，而是使用简洁，引人入胜的语言。该报告应以美学上令人愉悦的方式组织，该报告将读者引导到您想脱颖而出的信息。”
For example, Janice Wald of主要是博客说：“在内部，我们分享我们的收入报告并设定新的增长目标。在外部，我们与潜在客户共享指标。这些指标包括Web流量，域权限，域等级和Alexa等级。我们在电子邮件列表和社交媒体关注者的数量上分享数字。我们还根据潜在客户分享我们赢得的奖项。我们也可能会分享快乐客户的推荐。”
5.调整您用于不同受众的语气和语言
这不仅是您包含的格式和指标，而且是您在每个报告中使用的语言。
“It’s crucial to adjust your reporting’s language and structure to the audience you’re speaking to,” says Dorota Lysienia ofLiveCareer。“您将为您的团队使用另一种方法，该方法知道该项目的详细信息，并且熟悉您正在使用的方法和工具。在这种情况下，您可以在分析中进行更深入的研究，并准备可以使其他团队成员受益的报告。
但是，对于高层管理人员来说，这种分析水平可能是不必要的。在这里，您应该解释您的表现的一般情况，并在讨论您的未来想法时让其他经理进入船上。对于那些受众来说，与确切的实现方式相比，为什么要做某些事情更重要。“
For example, Michael Sena ofSenacea补充说：“动手操作总监可能需要以帮助他们快速行动的方式提供实时数据。同时，投资者可能会更喜欢一个高级摘要，该摘要显示了季度趋势，可选的钻井以呈现更颗粒状的案例。”
6. Be Concise
不管您要向谁展示，尽可能短的主意总是一个好主意。报告越短，有人越有可能阅读它。
“The shortest good thing is twice as good,” says Natalia Brzezińska of照片援助。“如果您可以在50页中说出某些内容，请不要在250中告诉它。您不想将所有的修辞塞入报告中。并理所当然的是，如果您制作了一份出色的400页报告，那么您可能已经包括了永恒青年的公式，没人会读。
有关的：业务报告：这是什么，如何写一份伟大的书？（示例）
如果消息密集且令人困惑，读者将放弃，因此将其简短，直接，清晰且易于理解。
而且，如果您想被高级管理人员阅读，请记住您只有五分钟。
You need something simple, visual, and straightforward, where it is clear what your document brings to the table that was not previously known.
A picture is worth a thousand words. A report that you open and everywhere is text, more text, and only text will be much more tedious than one in which there is graphic material.
是原始的和有创造力的。使用照片，图表，数据演示，说明表，图表等，但不要过度使用。这是一个支持，而不是比赛。图形和图像不仅是美学资源，而且是出色的认知支持。它们有助于可视化您要显示的想法，并使文档更具吸引力，更易于理解，并邀请您的听众阅读。”
总结一下最佳报告策略简单，简洁和互动。最好的报告也不是一定程度的所有文档。他们考虑每个利益相关者都在乎的特定指标。
是否想在几分钟而不是几个小时内提高您的报告策略？有70多个集成，您可以create reporting dashboards with Databox for free。
