项目管理报告:6编写一个最佳实践

创建一个项目管理报告从头到尾是说起来容易做起来难。

首先,名单在报告中项目指标特性可以混淆。选择一个报告布局不使事情更容易。最重要的是,您需要修改该报告至少两次,以确保没有报告错误。

你从哪里开始呢?你应该选择什么指标?

我们有这些问题的答案,更——所有来自48个专家一次运行多个项目。一半的参与者来自于B2C行业服务/产品。剩下的一半,25%来自企业B2B服务/项目,和25%的工作机构(数字、媒体、或营销)。

今天我们将讨论:

• 什么是项目管理报告吗?
• 项目管理报告中应该包括什么?
• 你应该报告项目多长时间?
• 6写一个项目管理的最佳实践报告
• 高级工具进行项目管理报告

潜水。

什么是项目管理报告吗?

项目管理报告是一个简短的文档分享项目的进展的概述。它可以帮助你:

• 跟踪项目进展,看到了什么,是什么,等等。
• 识别风险和进度偏差管理得很好。
• 提供一个记录的记录项目进展如何为未来的决策。

项目管理报告中应该包括什么?

根据我们的调查,最重要的指标添加到项目管理报告是:

• 周期时间。你从事一个项目所花的时间,包括等待任务之间发生的阶段完成。
• 按时完成百分比。大致一个快速的进度条显示有多少项目的完成。
• 时间。你已经花了的时间完成这个项目。
• 预算差异。的一个标准项目进行预算决定。如果它不是,多少钱要低于或超过预算。

虽然这些是有(时间和准时完成百分比领带在2号),其他基本信息添加到项目管理报告包括:

• 计划时间和时间。概述项目步入正轨的时间如何致力于它。
• 成本绩效指数(CPI)。这一指标衡量的是完成工作的预算成本(使用挣值计算)与工作的实际成本(以实际成本计算)完成。计算CPI EV除以AC。
• 客户满意度和忠诚度。你的客户/客户有多满意?一个简单的星级评级系统可以帮助监测。
• 客户投诉。数量和一个简短的描述你的客户投诉/客户。
• 创建(或修改)周期预算。创建新的预算所花费的时间(在它的方差)。
• 数量的变更请求。快速浏览客户端发出的请求。
• 投资回报率(ROI)。根据您的项目的阶段,这是产生的利润或利润预计将生成。通常计算以实际或预计收入,减去实际或预计的成本。
• 数量的调整计划。多少次改变了计划中的项目进度?
• 资源能力。或者有多少内部团队成员承担项目任务可用。
• 按时完成项目里程碑。快速浏览一下你们项目的里程碑有多少能够按照设定的时间。
• 计划值。成本分配给你的工作安排。
• 行项目的预算。如何计划预算分为不同类别等物资的预算,预算工资、福利预算等等。
• 错误的数量。数量和概述整个项目生命周期中所犯的错误。
• 数量的回报。
• 所需的培训/研究项目。简要介绍在研究或培训完成的项目包括费用和时间。
• 取消项目的数量。许多项目下降(从你的结束或客户端)。
• 预算的迭代次数。或者你有多少次修改由于差异在实际的预算计划和预算。
• 净推荐值。数值评分的估计可能的客户/客户是如何将您的服务推荐给其他的人。
• 资源冲突同比。破旧的多少项目需要相同的资源完成任务的(阅读:特定的员工)。
• 计费的利用率。衡量有多少可用的员工的时间花在与项目相关的活动。
• 员工的流失率。或员工的数量,让你的机构或业务在一个指定的时间(帮助你可以告诉如何流失率的影响正在进行的项目)
• FTE天与日历天。FTE是指由一个员工工作时间的数量在一个星期。例如,每周40个小时(1 FTE)即为5天8小时的标准工作时间最多的公司。所以如果你有2 3个全职员工和兼职员工每周工作3天,然后总FTE变得(31)+ (20.6)= 4.2。

也就是说,准确的度量标准,您添加到您的项目管理报告取决于:

• 你创建的报告类型(项目管道概述或特定项目报告)
• 你创建它(队友,利益相关者,或客户)和
• 报告的复杂性和频率(每周报告,例如,没有深入的季度报告)。

这给我们带来了我们的下一个问题:多长时间你应该创建一个项目管理报告吗?让我们来看看下一个。

你应该报告项目多长时间?

这个问题的答案取决于你的项目的持续时间和报告流程。

我们的研究告诉我们,大多数,77.1%的贡献者,项目运行一年左右或更少。仅有22.92%的受访者平均有一年以上的项目。

这就是为什么是有意义的报告月度或季度而不是每天。难怪,超过一半的受访者分享他们通常每月报告项目。

也就是说,您的报告流程也扮演了一定的角色。例如,您可能有一个月度报告过程来保持客户更新项目进展。类似地,您可以创建内部项目每周或每月报告。

6写一个项目管理的最佳实践报告

现在你知道你在项目管理报告和频率来创建它,让我们看看如何提高你的报告写得很好。

这里是我们的疫苗接种建议给你:

1. 使用简单的语言
2. 创建一个简单的报告布局
3. 用视频或仪表板项目报告
4. 使它容易阅读
5. 可视化数据
6. 使用模板

1。保持简单

改进项目管理报告的有效方法是简化一切——从单词使用度量添加到报表中。

首先,简单的单词很容易明白你共享。这是很重要的,因为没有人——你的客户和利益相关者——有时间破译困难的词汇和术语。使用简单的语言可以快速而容易地理解。

索尼娅·纳瓦罗从纳瓦罗铺平道路对此表示赞同。“最有效的练习,都为我的项目管理报告将被简洁明了。”

纳瓦罗展示了他们如何确保他们的项目管理报告遵循这种策略:“我们的报告沿着层次结构链和被公司利益相关者组成的主要的执行者。其中一些人有技术知识而其他人没有。”

”因此,当创建一个报告,我们假设没有人有技术专长,”纳瓦罗轮廓。

“这种假设允许我们使用易于理解的术语。这个最佳实践让我们关闭通信经理和各自的团队成员之间的差距。我们避免使用术语,利益相关者可以很容易地理解这份报告不需要阅读大量的文本。”

相关的:业务报告:它是什么和如何写好吗?(例子)

2。创建一个简单的报告布局

这有助于使你容易阅读的报告使其整齐。这里的关键是识别最重要的项目管理工具,以增加你的报告,你将如何呈现。

相关的:报告策略为多个观众:6开始的技巧

把它从growth360”年代萨莎Matviienko他们股票项目更新仅在三个主要方面。这些都是:

1. “计划与实际数字为我们使用的资源
2. 相比进步实现计划时间表
3. 团队利用。”

Matviienko说:“当我们转向这种方法,我们能够很好地理解的预算,时间表,和时间,我们的团队。所以我们总是知道关注为了提高项目执行。”

不仅有着强烈的感情,但对你的团队的可用性和自由的时间可以帮助你决定有多少项目在未来。这样,这些重要指标帮助管理开放项目以及项目管道更好。

像Matviienko Adil阿德瓦尼WELLPCB也关注保持简单的项目管理报告。他们遵循的布局吗?“我使用最有效的方法是一个简短的摘要我的成就之后,一些具体建议可以改进什么。”

”这种组合使人不了解我的工作,看看成功已经无需阅读整个报告或他们不需要挖掘细节,同时帮助那些想要更多的信息找出究竟在什么地方可以找到快速、轻松地与标题(例如),”阿德瓦尼阐述。

“另一个好处是,这种格式需要更少的能量比当你每一句话,因为有更少的字写下一切按时间顺序;因此,如果你有写作障碍或努力工作在你的项目后感觉很累,那么这个练习帮助把收尾工作回视角。”

更不用说,布局打击读者也疲劳。

3所示。使用视频和仪表板项目报告

如果你不喜欢写报告,你可以尝试下列两个选择——汉娜布赫兹提出的ClearPivot:

• 创建项目更新视频
• 18beplay官网

在巴克霍尔兹的话说:“与其撰写报告,我们要么月度会议或与客户分享视频更新这个项目是如何。我们使用Datbeplay体育appiosabox这使得它很容易为客户设想和理解趋势。”

创建视频是很简单的事情。简单地记录你的屏幕共享你的项目管理仪表板和带观众经历更新。屏幕录制软件如织机、ve和Vimeo可以为此提供帮助。

然而,重要的是要记住,你需要保持你的视频简明扼要而不是。简而言之,记得要尊重你的观众的时间。

另外,即使你创建一个视频,您需要添加标题,使它更容易。,确保包括要点书面文本和视频的一个快速概述的视频。

你们中的一些人,这是一个大量的工作。另一个吗?布赫兹的第二个建议。beplay体育appiosDatabox。

使用它来创建仪表板显示项目进展。有趣的?项目管理指标实时自动更新,所以你不需要做任何体力劳动。

更重要的是,如果你喜欢,你可以对仪表盘更新快速视频。但是,你不会需要补充这个视频与书面文本仪表板已经功能所需的所有信息以视觉冲击力的方式。

4所示。使它容易阅读

只有缝的苏珊·塞缪尔斯建议保持报告的格式简单,以改善其可读性。

分享他们的经验,塞缪尔斯写道,“我们花了一段时间想出完美的报道风格,每个人都同意。报告的组件是相同的做法。我们一直相信保持简单和容易阅读的格式,因为我们相信组织之间的透明度。”

“报告提交月度作为融合进展的公司,给活动的概述,突出优点和缺点对下个月的工作,”塞缪尔斯解释说。

“我们切换到一个有效的项目管理工具,帮助数据收集和存储,最常用的是Monday.com和ProofHub。”

”项目管理工具毫无疑问增加了公司的效率,因为它帮助我们计划一个项目,给我们有价值的输入根据流入和流出的现金和之前的销售记录,”塞缪尔斯继续说。

“这是省时的手动输入数据相比,它是自动化和错误的机会也减少。数字化项目管理很大程度上帮助我们分配资源和控制未来的风险。”

外卖吗?使用正确的项目管理工具可以帮助您节省时间,减少报告错误的风险,并创建报告容易阅读。

5。可视化数据

而不是共享数据作为纯文本,图表和图形的方式呈现出来,使它们容易阅读和消化。这样做也能帮助决策的维多利亚门多萨MediaPeanut笔记。

“项目管理专家、首席执行官MediaPeanut,我准备了很多报告在过去的十年里,我认为最重要的事情是单独的数据和数据从您的见解,观点,和分析使用数据可视化,”门多萨集锦。

Snorkel-Mart的大卫·摩根也赞同使用视觉效果在项目管理报告。“添加视觉效果报告允许每个利益相关者在我的组织很容易理解,他们苦苦挣扎,以及它是如何影响整个项目。”

“颜色代码选择团队合作也使它更容易判断一个项目的状态,如果是活跃的,晚了,或完成,”摩根补充道。“也是至关重要的,让我们的报告更容易解释,因为高管收到几十个每周报告。所以,使其视觉,削减一半。”

分享他们的过程,门多萨写道:“每当我准备下午报道在过去,我通常会想出一个好的布局区分的硬数据和数字在决策需要考虑。”

“以我的经验与各种客户,他们通常会由数字和值的数据而不是一个报告说,“观察门多萨。

”,而这也是一个好的备份信息的图和表,我们的大多数客户真正想要的数据说明了一切。为什么我们单独的数据、数字和图表从我们观察和个人观点的报告很重要,因为我们不想被主观报告。”

相关的:如何可视化数据:6规则,技巧和最佳实践

和一个单独的好方法是通过使用副标题。例如,添加你的推荐时,添加一个副标题阅读“下一步”或“建议”。

简而言之,使用此布局项目管理报告帮助你回根据门多萨观测数据和证据。

6。使用模板

“最有效的方法是编写一个项目管理报告创建一个模板”,以为奥斯丁欣然地完美的钢铁解决方案。“你可以创建一个框架,适用于任何场合。”

欣然地说:“经过多年的写作技术报告,我已经意识到这是最好的方法节省时间和精力。这个未完成的草稿可以填写每个人参与这个项目,我可以编辑它。它增加了我的工作效率同时更多的项目。”

“我也意识到,每个报告的分析部分可以改变根据需求,”欣然地补充道。

“所以,我不需要每次都想很多。我相信我们节省了大量的时间和精力在创建一个全面的报告。这是因为我们有一个事先准备好模板,所以我们不需要创建一个新的为每个报告草案。

开发报告所花费的时间利用在其他地方,我只是改变结构和展示给上级。他们可以添加必要的信息,我稍后编辑它。这对我们的生产力水平总体而言有积极的影响。”

高级工具进行项目管理报告

最后,在我们离开之前,让我们来看看这些工具用于项目管理报告。

根据我们的调查,超过一半的贡献者使用Trello,使其成为最受欢迎的工具。其他广泛使用的工具包括体式,Databox等集中的仪表板,星期一。beplay体育appios

在选择这些工具来管理你的项目,确保你选择最低的一个学习曲线。这将使您易于不仅开始还经常使用的工具。

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总之,有效的项目管理报告可以帮助你跟踪进度和性能。反过来,这将帮助你更好地处理当前和未来的项目。

但是你不需要投入时间和工作时间创建项目管理报告。相反,使用Databox快beplay体育appios速创建视觉冲击力指示板显示所有必要的项目指标在一个屏幕上。

由于指标项目,你不需要担心报告错误。

很容易,不是吗?所以今天免费带beplay体育appiosDatabox兜风并立即改善你的游戏项目报告。