团队会议可以是一个有效的方式每个人都一致,达到他们的目标也可以是一个浪费时间的人参加。
通常,这些会议最终浪费每个人的时间。事实上,34%的受访者在一项调查中说,他们浪费每周2 - 5小时的会议,什么也没完成。
然而,不应该这样。我们联系了几个经理在营销机构和专业服务公司了解他们的团队会议结构更有用的和愉快的。
此外,超过65%的受访者的人数保持在每周例会较小的一侧与10或更少的与会者。
在这篇文章中,我们分享每周11个技巧让你的团队会议顺畅运行,包括:
- 提前计划
- 确定一个目标、议程和时间限制
- 创建一个议程
- 使用合作议程
- 优先考虑最重要的更新
- 明确什么你不会覆盖
- 让你的团队
- 让时间在会议的开始逃过说话
- 创造一个安全的讨论空间
- 是一致的
- 确保每个人都对齐的下一个步骤
1。提前计划
到目前为止,确保你每周的团队会议的最好办法是生产计划提前你覆盖。
“提前准备会议,”Jonathan Aufray说增长黑客营销。“保持每周一次团队会议富有成效的和有效的,你想提前计划你要讨论的主要议题,保持进度。不要只是开始对话随机没有会议日历,因为如果你这样做,这次会议将永远持续下去,你不会获得太多。”
事实上,它可以帮助有一组会议结构和格式列出每周的关键主题覆盖。
例如,安吉拉·霍金斯的声音说,“我们的每周销售会议Mondays-not包括项目check-ins-are专注于确保我们作为一个团队的凝聚力和循环。我们讨论的任务是什么,未来的一周,我们在这些任务进展如何,是否有任何潜在的问题或障碍,需要援助为了能够推进下一步工作。演示会我们也有一个会议在星期五所以团队有机会突出胜利,挑战,和成就,这是让每个人都在同一页上,每周庆祝获胜。”
会议程序不必限于会议本身,而且你如何准备会议。艾瑟夫巴德科恩经营游戏工作室纸牌的幸福解释说:“我们发出材料的会议之前我们团队了解这个话题。例如,如果我们讨论什么新游戏,我们要确保事先共享趋势数据。然后我们显然大纲讨论点和在会议期间我们要回答的问题所以我们的团队可以准备他们的思想。”
2。确定一个目标、议程和时间限制
提前计划的另一个优势是,你可以弄清楚这些每周例会的目的。
“确保您的会议总是有目的的,你执行,目的在整个会议,”茱莉亚Tiedt说SmartBug媒体。“每周的团队会议不是会议的目的,但一个类别。目的可以对齐每周重点或类似的东西。”
佩奇Arnof-Fenn的专家&大亨补充说,“一个技巧我学会了放学后当我在美国公司工作规则,每次会议需要一个朋友——目的,议程和时间限制才能成功。
事实证明,当每个人都知道他们为何在此邀请会议,提前得到了议程,显然国家如何将讨论每一个主题深入你正在一个很棒的会议!这样如果人们需要提前做一些研究或有预备讨论一些之前在完整的群人面前,他们有时间准备,没有时间浪费在桌上。
这个过程将非常强大的消息发送到组织和影响组织的文化。它表达了你的时间是宝贵的,我们想要你做到最好,贡献,你可以,总是做好准备。感觉是一个很好的解决问题,看你的业务增长。什么也不会发生仅在一个真空,需要很多人(和会议)将针不管你在什么领域。有一个巨大的自豪感和满足感,当你与一个成功的团队。”
3所示。创建一个议程
此外,创建一个你的每周例会议程将确保你在规定的时间内覆盖你需要的东西。这样可以确保你的会议集中,不要去。
“与要点准备议程,将输入的那些人的名字在每一个想要的结果,提前和共享所有与会者,“Alistair多兹说越来越圆。“如果可能的话,给一天的日程通知与会者可以准备。这有助于确保顺利保持时间表和主题会议。”
罗拉Huhn的Vye说,“书面议程将会议的预期,让每个人都走上正轨。议程应包括,在会议上,讨论主题,列出任何任务你已经从之前的会议。没有跟进的讨论是浪费大家的时间。如果讨论的东西没有提上日程,剪掉,尤其是如果它不是有用的。”
Alina克拉克的Cocodoc补充道,“创建一个每周会议议程的方式之前,天让我们每周例会的效率。每周例会不应该为了有会议。你需要在会议前一个目的。因此,议程应该在会议甚至发生之前。大多数公司创建每周会议安排审核。每周回顾是一个议程,并不需要每隔一周需要一个会议。可以通过评论报告。我们尝试创建会议议程会议前几天。然后我们把议程我们共同的聊天室。这使得每个人都做好准备。 Creating agenda’s thirty minutes before the meeting, or going into weekly meetings with no set agendas create ineffective banter zones, where nothing is really achieved.”
4所示。使用合作议程
许多营销机构和专业服务我们调查再进一步通过使用软件,使它更容易合作,创建一个议程。
例如,把Beechler高α说:“我最大的有效每周一次团队会议的技巧是总是一个协作会议议程,准备共同会见前。我个人对所有我的团队使用摘要会议议程——它使我们的会议组织、协作和可操作的。”
多里安人的华莱士Insynth营销补充道,“我们用来跟踪交付在记事本,每周我们会经历难以想象的文书工作。然而,我们回到绘图板上如何运行我们的每周会议和ClickUp收养。ClickUp是一个项目管理工具,旨在使您的业务的生活更容易,它的确是。ClickUp我们可以追踪每一个可交付成果及其进展到分钟,看谁的挣扎和需要的支持,看谁的能力,优化我们的整个工作流程,提高责任感和效率。我们得到ClickUp搬上大银幕的所以每个人都可以看到它,它只是让一切更有条理的人,特别是像我们已经帮助我们。我无法想象没有它我们的工作流程。”
5。优先考虑最重要的更新
后冷却器喋喋不休,潜水到最紧急和重要的主题。这样可以确保你真正覆盖它们。
“一个星期是什么当你考虑整个营销活动,“亚伦Agius说声在线。“记住,当运行每周的团队会议,并确保只专注于重要的事情。没有理由深思和over-discuss指标,除非它在不断发生。看讨论每周的总体表现,讨论异常值”。
专家提示:能概述你的生活最重要的项目在一个仪表板
项目管理的目标就是杂耍:资源,期望,人,数据,和更多。作为一个项目经理,你不仅要知道你的项目是在任何给定的时刻,但你也必须意识到他们想去的地方,他们需要在未来。使用项目管理系统,您需要一个可操作的仪表板,允许您监控指标:
- 数量的任务完成的项目。得到实时更新已经完成的任务的总数在一个特定的项目和跟踪每天有多少任务得到完成。
- 总时间跟踪。看到多少小时跟踪月度,季度和年度的基础上。把跟踪时间项目、客户、任务和团队。
- 通过项目任务过期。在任何时候,看到有多少项目任务过期,采取适当的措施,让他们重回正轨。
- 任务完成的项目。在任何时候,看到有多少任务已经完成的项目,有多少任务有待完成。
现在你可以受益于我们的项目经理的经验,已经整理好了即插即用Databox模板beplay体育appios显示最重要的kpi跟踪您的团队的表现。很容易实现和开始使用作为一个独立的仪表板或在管理报告,最重要的是,它是免费的!
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6。明确什么你不会覆盖
通常,你每周的会议议程中最重要的是你决定离开了。
亚历克斯伯的Conversion.AI说,“这是我想了很多关于最近,修改了每周的小组会议。更重要的考虑* *不应该在每周的团队会议,因为我发现他们可以无限扩大,特别是如果你有大量的人参加。你覆盖特定于您的组织,但通常包括报告关键指标和目标的进展以及大项目完成后,在进步,和计划。我喜欢避免详细的反馈和解决问题(更适合一对一交流和异步通信)。我也喜欢避免分析和组织头脑风暴,因为由委员会决定很少是一个好的决定(再一次,最好这样做一对一或异步甚至在专用的头脑风暴)。”
7所示。让你的团队
许多每周一次团队会议以及报告会议得到一个坏的包装,因为它是一个或几个人做所有的谈话。其他人都沉默,默默的想知道为什么这个调用并不是电子邮件。
一个简单的方法让你的会议更吸引人分享麦克风和鼓励团队中每个人说话。
“鼓励员工参与,”克里斯·威尔克斯说BrandExtract。“员工将迅速失去兴趣如果总是经理决定项目和公司的状态更新。确保你允许员工贡献和分享。”
拉胡尔Vij的WebSpero解决方案说,“当它是一个团队会议,每个人都应该被允许发表自己的看法。他们必须有价值的输入来帮助你提高你的组织的文化和工作伦理。使每个人都能够敞开心扉,分享他们的观点也使得会议和有益的参与者。”
约旦的理事联合技术补充道,“让它有趣让团队参与进来。很高兴会见增添情趣一点幽默,这样每个人的眼睛不呆滞在一个话题,也许并不十分令人兴奋。真正让团队参与,最好偶尔呼叫一个团队成员,让他们自己的想法只是讨论的一个话题。当场把它们说出来会让整个团队关注,因为他们知道他们有一个机会可以随时召唤。”
8。让时间在会议的开始逃过说话
打电话更吸引人最简单的方法之一是开始交谈几分钟的饮水机旁。
贾尼斯的瓦尔德主要是写博客保持专注解释道,“这是至关重要的。不可避免的是,人还没有卷入一个星期将鸟走,换句话说,讨论主题不相关的业务。这些水冷却器谈话的范围可以从个人运动。通过允许时间,我们确保谈话集中一旦我们开始讨论我们的业务成就。”
9。创造一个安全的讨论空间
让所有员工参与的另一个关键是提供一个协作和健康的工作环境。
劳伦的沃尔特在线乐观解释说,“留下足够的空间开放的沟通和创造一种氛围,邀请团队成员寻求自由清晰。开会的时候,我们致力于部分时间寻求和接受来自团队成员的支持。为了达到这一目标,一个有效的会议,需要有空间的问题,问题,提高舒适和想法。”
10。是一致的
每周的团队会议意味着他们将每周举行。所以,这意味着一致性就是一切。
“保持一致——但不是相同的,“AJ·说demandDrive。“你应该每周支付生活必需品,确保你的团队知道重要的事情,但是如果你做同样的事情好几个星期了他们会开始调整。开关通过运行一个车间,引进一个嘉宾(可能有人从另一个团队或来自组织外部的,完全),运行场景训练…基本上,任何动摇你会议的正常节奏没有完全远离的必需品。这样你的团队每周得到他们所需要的而不感到单调。”
哈丽雅特·陈的CocoFinder补充道,“我们确保创建一个每周的日程,所有团队成员都承诺参加会议和守时。保持一致是非常重要的,提前准备,选择一个适合每个人的时间和坚持,每个人都将在船上,导致增加参与。”
11。确保每个人都对齐的下一个步骤
最后,确保您表达的任何动作条目和下一步需要每周通电话后发生。
“团队会议的最重要的优势之一是,他们让你保证你的团队的每个人都在相同的页面上,”本·理查森说发展学院。“因此,你应该用你的每周的团队会议通过关键指标,仪表板,和团队的整体成功。每一个团队在一个公司应该有一个设定的目标,应该是具体的,可操作的,做好沟通。工程团队树立了质量和功能目标。市场部已经设定的目标定位、定价,和内容。在销售配额的存在。这些目标轮廓人们每天争取。没有任何疑问为什么或人做什么当每个人都有目标,它们被分享。会议是由他们的目标。”
总之,这些都是一些有用的技巧可以使用持有更多高效的团队会议,你的团队成员不会害怕参加。
